asamblea ordinaria sgaeSeguimos con nuestros especiales para aprender a organizar un congreso profesional. Ahora, tras elegir la temática y fechas más oportunas para su celebración, corresponde que nos paremos a pensar en cómo serán las inscripciones y si aplicaremos algún tipo de descuento. Parece mentira, pero simplificar el proceso es clave, pues nadie quiere burocracias innecesarias. Qué lejanos quedan los tiempos en los que era preciso acudir a un banco a pagar la correspondiente tasa de inscripción, ¿verdad?

Por lo tanto, debemos allanar el camino a los posibles interesados. Vamos a ver cómo podríamos solucionar este aspecto:

  • Una solución de inscripciones online que esté vinculada con medios de pago rápidos y fiables. Exiten diversas plataformas online y que, sin duda alguna, pueden hacernos un gran papel.
  • Aceptar medios de pago internacionales.
  • Establecer una estrategia de descuentos por compras anticipadas, por haber asistido en una edición anterior, descuentos especiales por grupos (interesante especialmente en el caso de una empresa cuyos integrantes quieran acudir en su totalidad) o simplemente por formar parte del sector.  Es importante definir con tiempo este aspecto.
  • Ofrecer descuentos en hoteles y actividades de gran tirón.

Preparación del material promocional del Congreso

Debemos pensar en todos los detalles y, sin duda alguna, el material publicitario de los congresos como bolígrafos, carpetas e incluso memorias USB con la pertinente documentación de las conferencias del Congreso siempre acompañará a cualquier evento de esta clase. Para tal cometido, lo más adecuado es que le confiemos la tarea a una agencia de publicidad especializada. Por supuesto, todo esto hay que hacerlo sin perder de vista el presupuesto que nos habremos fijado para la correcta organización del congreso. De lo contrario, nos podemos meter en un atolladero económico. En cualquier caso, si es precio recortar gastos, el material promocional quizás debe ser el primero en padecer los recortes. Es más importante la calidad de los ponentes, la atención a los asistentes y la excelencia del lugar escogido para su celebración que estos pequeños detalles que no todos valoran.