La organización de un congreso para los profesionales de cualquier sector es una tarea que requiere un gran despliegue de medios y que, sobre todo, seamos capaces de prever las innumerables contingencias que nos pueden salir al paso. En Custom Vote inauguramos una tanda de artículos encaminados a arrojar algo de luz sobre tan peliagudo asunto. Esperamos que tras su lectura, la preparación de un congreso, con todas sus peculiariedades, te resulte mucho más llevadera y, sobre todo, exitosa. Vamos entrando en materia. En primer lugar, la elección del tema.

¿De qué va a versar tu congreso?

Dentro de nuestro ámbito profesional, existen ciertas ramas que interesan más a los profesionales del sector por diversas circunstancias. Por lo tanto, la clave es saber identificarlas y abordarlas de la mejor manera posible. De lo contrario, apenas habrá expertos que quieran acudir a nuestro congreso. Por lo tanto, conviene estar atento a las novedades del sector, a las tendencias y posibles carencias que el profesional necesita cubrir con un evento de estas características. También hay que tener cuidado de no repetirse: ¿qué sentido tiene un congreso que ofrece los mismos contenidos que otros que se han celebrado recientemente?

En definitiva, la elección de la temática son los cimientos sobre los que asentaremos todo nuestro congreso. Si erramos en la elección, todo puede venirse abajo.

¿Cuáles son las mejores fechas para su celebración?

Dedicido ya el tema, toca decidir qué fechas resultan las más aconsejables. Ten presente que este aspecto también puede condicionar incluso el éxito de la cita. Lo cierto es que ciertos meses del año son malos candidatos. Así, los participantes no son muy propensos a acudir a congresos durante el verano o el invierno. Evita la cercanía de fiestas, puentes y demás. ¿Te imaginas cómo sería un congreso que se celebrase en la ciudad de Valencia en plenas Fallas? Sin duda alguna, una nefasta idea.

En cualquier caso, se recomiendan unos 6 meses de antelación para poder preparar oportunamente un congreso. Ten presente que los ponentes tienen que preparar su agenda, además de cien mil aspectos que urge cerrar y que no es previsible que puedas concretar antes.

Ahora, tras elegir la temática y fechas más oportunas para su celebración, corresponde que nos paremos a pensar en cómo serán las inscripciones y si aplicaremos algún tipo de descuento. Parece mentira, pero simplificar el proceso es clave, pues nadie quiere burocracias innecesarias. Qué lejanos quedan los tiempos en los que era preciso acudir a un banco a pagar la correspondiente tasa de inscripción, ¿verdad?

Por lo tanto, debemos allanar el camino a los posibles interesados. Vamos a ver cómo podríamos solucionar este aspecto:

• • Una solución de inscripciones online que esté vinculada con medios de pago rápidos y fiables. Existen diversas plataformas online y que, sin duda alguna, pueden hacernos un gran papel.

• • Aceptar medios de pago internacionales.
  • Establecer una estrategia de descuentos por compras anticipadas, por haber asistido en una edición anterior, descuentos especiales por grupos (interesante especialmente en el caso de una empresa cuyos integrantes quieran acudir en su totalidad) o simplemente por formar parte del sector.  Es importante definir con tiempo este aspecto.

• • Ofrecer descuentos en hoteles y actividades de gran tirón.

Preparación del material promocional del Congreso

Debemos pensar en todos los detalles y, sin duda alguna, el material publicitario de los congresos como bolígrafos, carpetas e incluso memorias USB con la pertinente documentación de las conferencias del Congreso siempre acompañará a cualquier evento de esta clase. Para tal cometido, lo más adecuado es que le confiemos la tarea a una agencia de publicidad especializada. Por supuesto, todo esto hay que hacerlo sin perder de vista el presupuesto que nos habremos fijado para la correcta organización del congreso. De lo contrario, nos podemos meter en un atolladero económico. En cualquier caso, si es precio recortar gastos, el material promocional quizás debe ser el primero en padecer los recortes. Es más importante la calidad de los ponentes, la atención a los asistentes y la excelencia del lugar escogido para su celebración que estos pequeños detalles que no todos valoran.

Y como último pero no menos importante: la realización de encuestas electrónicas. De hecho, esta herramienta se ha vuelto de crucial importancia a la hora de sondear la opinión de los asistentes y, sobre todo, de cara a dinamizar mesas redondas, conferencias y demás.

Lo cierto es que su manejo es rápido, sencillo e incluso divertido. Por lo tanto, casi nadie pondrá reparos u objeciones. Una de las fórmulas más exitosas que encontrarás en Custom Vote es el sistema de votación interactiva o voting system. Dicha herramienta es una solución ágil que permite recibir en tiempo real respuestas de los asistentes a su presentación. Todo ello de forma automática a través de unos prácticos mandos electrónicos de votación.

En la misma línea, encontramos el sistema Ask-Me. También muy sencillo e intuitivo. Solo se precisa configurar el formulario que quieras para que los asistentes envíen sus preguntas. Una de sus mayores virtudes es que no es necesario instalar ningún programa. Los asistentes envían sus preguntas y el ponente las recibe en su tableta o atril.

Sin duda alguna, es común que tras la celebración de un congreso o jornadas, queramos recabar la opinión de todos los asistentes con el ánimo de mejorar en próximas ediciones y subsanar las  posibles errores. Así, podemos saber en qué hemos fallado, cuáles han sido nuestros puntos fuertes, además de averiguar qué asuntos les interesan más. De esta manera, podremos enfocar la temática de las siguientes ediciones sabiendo a ciencia cierta qué despierta su curiosidad y qué no.

Gracias a estas encuestas electrónicas se logra motivar a los asistentes a participar, pues es cierto que las tediosas encuestas que se solían rellenar en formato papel ya no tienen cabida en el mundo de la organización de los congresos profesionales.